Автоматические рассылки (уведомления)
Автоматические рассылки — это встроенные в программу уведомления, которые отправляются клиентам и сотрудникам самостоятельно при наступлении определённых событий (день рождения, приближение визита, сгорание бонусов и т.д.). В отличие от массовых рассылок (см. раздел 9.2), список автоматических рассылок нельзя дополнить своей рассылкой — можно только включать/выключать готовые рассылки и настраивать их параметры.
1) На верхней панели перейдите во вкладку Общее и нажмите на кнопку Рассыльщик сообщений:
Откроется журнал отправленных сообщений за выбранную дату.
2) В правом верхнем углу нажмите на иконку шестерёнки и в выпадающем меню выберите Список рассылок:
3) Откроется таблица со всеми автоматическими рассылками:
- Наименование рассылки — название рассылки
- Выкл./Вкл. — переключатель для включения или отключения рассылки
- Тип маршрута — по какому каналу или каскаду каналов уходит сообщение (например,
WA-MAX-TG-SMS,Email) - Ограничения — есть ли у рассылки дополнительное условие отправки (
есть/-) - Режим отправки — разрешённый промежуток времени для отправки (например,
09:00 - 21:00,любое время) - Приоритет — уровень приоритета и индекс в скобках (например,
Первоочередный (ind: 10)) - Скорость отправки — ограничение по количеству сообщений в единицу времени
- Планирование отправки — периодичность, с которой программа проверяет условия и запускает рассылку (например,
ежедневно в 14:00)
Чтобы включить или отключить рассылку, нажмите на переключатель в колонке Выкл./Вкл. напротив нужной строки. 
По умолчанию включены не все рассылки — активируйте только те, что нужны вашей компании.
Чтобы открыть настройки конкретной рассылки, дважды кликните правой кнопокой мыши по строке.
Окно настроек, как правило, содержит следующие вкладки.
Вкладка «Основное»
- Наименование — название рассылки
- Вкл./Выкл. — тумблер активности рассылки
- Тип маршрута — каналы отправки
- Режим отправки (разрешённое время) — период, в течение которого допустима отправка (например, с 11:00 до 20:00). Если указано 0:00–0:00, ограничений по времени нет
- Приоритет — степень срочности относительно других рассылок
Определяют порядок отправки при одновременной очереди нескольких рассылок:
- Первоочерёдный — отправляется в первую очередь (пароли, памятки о записи)
- Оперативный — средний приоритет (напоминания накануне визита, именинники)
- Стандартный — низший приоритет (массовые и маркетинговые рассылки)
Индекс — приоритет внутри одного уровня. Если одновременно стоят две рассылки с приоритетом «Оперативный», сначала уйдёт та, у которой индекс выше. Это позволяет не прерывать медленную массовую рассылку, а «пропустить вперёд» более срочное уведомление.
- Скорость отправки — максимальное количество сообщений в минуту
Для мессенджеров рекомендуется устанавливать не более 4 сообщений в минуту. При слишком высокой скорости мессенджер может расценить активность как спам и заблокировать аккаунт.
- Разрешить поиск чата — проверка наличия клиента в мессенджере перед отправкой (см. примечание ниже)
Разрешить поиск чата — программа проверяет, зарегистрирован ли клиент в указанном мессенджере, перед тем как отправить сообщение. Количество таких проверок ограничено (не более 10 пустых результатов в сутки), поэтому параметр включается только для приоритетных рассылок — например, для отправки пароля новому клиенту. Результат проверки запоминается: повторно тот же номер программа не проверяет.
Для рассылок, не привязанных к конкретному времени суток (например, временный пароль для входа в личный кабинет), разрешённое время отправки не ограничивается (0-0) — сообщение должно уйти сразу, независимо от времени.
Вкладка «Текст сообщения»
Шаблон сообщения с возможностью вставки переменных, которые автоматически подставляют данные из карточки клиента (ФИО, услуга, филиал и т.д.).
Основные переменные:
| Переменная | Описание |
|---|---|
{name} | Имя клиента |
{surname} | Фамилия клиента |
{date} | Дата визита |
{time} | Время визита |
{service} | Услуга |
{master} | Имя специалиста |
{bonus} | Остаток бонусов (используется в рассылках бонусной системы) |
{branch} | Название филиала |
Нажмите кнопку Проверить, чтобы увидеть предпросмотр сообщения с уже подставленными данными:
Вкладка «Файл»
Позволяет прикрепить к сообщению изображение по ссылке на файл.
Рекомендуется использовать ссылку на Google Диск. Ссылки на Яндекс.Диск не рекомендуются: после определённого количества обращений к файлу (около 50) Яндекс блокирует доступ, расценивая это как подозрительную активность.
Вкладка «Особые установки
Набор параметров, уникальный для каждой конкретной рассылки индивидуально для каждого расписано.
Вкладка «Ограничения»
Позволяет ограничить срабатывание рассылки по филиалам или конкретным сотрудникам. Например, отключить рассылку для определённого мастера или отдельного филиала.
«Планирование отправки»
настраивается расписание, по которому программа будет автоматически формировать список сообщений для клиентов.
- Время создания сообщений. Указывается точное время (например,
14:00), в которое система каждый день будет автоматически собирать базу клиентов для этой рассылки. Время учитывается по часовому поясу вашего филиала. - Актуальность после создания. Задается в минутах (например,
1440минут, что равно 24 часам). Это «срок годности» сформированного сообщения. Если сообщение не успеет отправиться за это время, оно потеряет актуальность и будет отменено.
Ручной запуск Если рассылка настраивается впервые и по расписанию она должна уйти только завтра, а отправить нужно уже сегодня, можно воспользоваться кнопкой «Создать сообщения сейчас». Она принудительно сформирует список на отправку текущим днем.
В верхней части окна также отображаются информационные поля «Дата и время последнего выполнения» и «Дата и время следующего выполнения», которые помогают отслеживать, когда скрипт срабатывал в последний раз и когда сработает снова.
OnLine.Временный пароль
Отправляет клиенту сгенерированный код для подтверждения номера телефона или разового входа в личный кабинет.
OnLine.Индивидуальная запись.Уведомление администратора о записи клиента
Оповещение администратора о том, что клиент самостоятельно записался через онлайн-сервис, с передачей данных о времени, услуге и сотруднике.
Вкладка «Особые установки»
Заполните поля Номер телефона для отправки уведомлений и Email для отправки уведомлений, чтобы отправлять администраторам системные оповещения о новых онлайн-записях клиентов.
OnLine.Пароль для входа в личный кабинет
Отправляет клиенту постоянные данные (логин и пароль) для авторизации в онлайн-сервисах.
OnLine.Регистрации анкеты
Уведомление об успешной регистрации нового клиента с передачей пароля от личного кабинета
Бонусная система.Уведомление о понижении бонусной скидки
Предупреждение клиента о скором снижении процента скидки по карте лояльности, чтобы стимулировать визит.
Вкладка «Особые установки»
В поле Количество дней до понижения бонусной скидки укажите число дней, за которое клиент получит предупреждение о снижении его процента по карте лояльности.
Бонусная система.Уведомление о сгорании бонусов заблаговременно
Информирование клиента о том, что накопленные баллы скоро сгорят, с указанием суммы сгорания.
Вкладка «Особые установки»
В поле Количество дней, до даты сгорания бонусов задайте период времени для отправки предварительного предупреждения. В поле Минимальная сумма сгорания укажите пороговое значение баланса бонусов, при котором сработает рассылка (0 — ограничение отсутствует).
Бонусная система.Уведомление о сгорании бонусов накануне
Финальное напоминание клиенту перед датой списания бонусов.
Вкладка «Особые установки»
В поле Количество дней, до даты сгорания бонусов задайте количество дней для отправки финального напоминания перед списанием баллов. В поле Минимальная сумма сгорания укажите минимальный порог остатка бонусов для отправки сообщения (0 — ограничение отсутствует).
Групповая запись.Уведомление клиента накануне визита
Напоминание клиентам о предстоящем групповом занятии с указанием времени и ФИО тренера.
Вкладка «Особые установки»
Выберите один из вариантов для фильтрации списка клиентов, записанных на групповые занятия: На сегодня либо На завтра.
Индивидуальная запись.Напоминание для клиента о необходимости повторной записи
Приглашение на повторный визит с учетом прошедшего времени после последней услуги и остатка бонусов.
Индивидуальная запись.Отзыв после визита
Запрос оценки качества услуги после посещения салона.
Вкладка «Особые установки»
- На подвкладке Основная настройка задайте Количество минут после визита, через которые необходимо отправить с приглашением оставить отзыв о визите. При необходимости активируйте опцию Отправлять сообщение только после первого визита.
- На подвкладке Отзыв только для следующих услуг с помощью кнопок Добавить услуги и Удалить сформируйте список конкретных позиций из номенклатуры, по которым требуется собирать обратную связь от клиентов.
Индивидуальная запись.Памятка для клиента о визите после записи
Подтверждение записи с указанием даты, времени, мастера и пароля от приложения.
Вкладка «Особые установки»
В поле Количество минут после записи администратором, через которые необходимо отправить памятку клиенту о времени визита укажите время задержки перед отправкой сообщения. При записи через онлайн-сервисы памятка всегда уходит сразу. При необходимости включите опции Памятку отправлять только тем клиентам, которые записались через OnLine сервисы и Запретить отправку сообщений если редактируется визит в рамках одного дня
.
Индивидуальная запись.Уведомление клиента накануне визита
Классическое напоминание за день до приема, которое помогает клиенту не забыть о записи.
Вкладка «Особые установки»
Выберите период, за который система будет автоматически собирать базу клиентов для отправки напоминаний о приеме: На сегодня либо На завтра.
Индивидуальная запись.Уведомление клиента о визите за указанное время
Оперативное напоминание за несколько часов или минут до начала приема.
Вкладка «Особые установки»
В выпадающем списке выберите точное время упреждения перед началом визита, за которое клиенту уйдет сообщение: не уведомлять о визите, за 15 минут, за 20 минут, за 30 минут, за 40 минут, за 50 минут, за 1 час или за 1 час 30 минут.
Индивидуальная запись.Уведомление сотрудникa о первом визите клиента
Информирование мастера о предстоящем первичном приеме конкретного клиента.
Индивидуальная запись.Уведомление сотрудника об изменении записи
Оповещение сотрудника о любых изменениях в расписании (перенос, отмена, правка).
Вкладка «Особые установки»
Установите флажок Отправлять сообщения сотрудникам и выберите нужное Наименование филиала из списка. Чтобы дублировать данные сообщения руководителю или на общий рабочий телефон, включите опцию Осуществлять контроль дублируя сообщения (доступен фильтр Только в случае записи самим клиентом через Online сервисы) и введите Телефон для контроля.
Карты.Уведомление клиентов о картах у которых заканчивается срок действия
Напоминание об истечении срока действия карты и предложение продления.
Вкладка «Особые установки»
В поле Количество дней, за которые необходимо уведомить клиентов, до дня блокировки укажите точное число дней до окончания срока действия карты для отправки сервисного оповещения.
Клиенты.Ближайшие именинники
Приглашение клиентов, чей день рождения приближается, для получения праздничных акций.
Вкладка «Особые установки»
В поле Отбирать клиентов, день рождения у которых через ... дней(я) укажите время упреждения для рассылки. В поле Отбирать клиентов, посещение у которых было за последние ... дней задайте ограничение по давности визита, чтобы исключить неактивную клиентскую базу (0 — параметр не применяется).
Клиенты.Именинники сегодня
Отправляет автоматическое поздравление непосредственно в день праздника для повышения лояльности.
Вкладка «Особые установки»
В поле Отбирать клиентов, посещение у которых было за последние ... дней укажите период активности клиента в вашей компании, для которого актуально автоматическое поздравление в день рождения (0 — параметр не применяется).
Клиенты.Приветственное сообщение
Приветствие новых клиентов после первой покупки или создания карты.
Вкладка «Особые установки»
В поле Вариант отправки приветственного сообщения выберите системное событие-триггер для отправки сообщения новому клиенту: Отправлять приветственное сообщение после первой продажи клиенту либо Отправлять приветственное сообщение после создания карты клиента.
Клиенты.Приглашение скачать мобильное приложение
Рассылка ссылок на скачивание приложения с указанием пароля для входа.
Клиенты.Уведомление для потерянных клиентов
Автоматический возврат клиентов, которые давно не посещали салон, с предложением бонусов.
Вкладка «Особые установки»
В поле Количество дней, прошедших после последнего визита укажите срок, по истечении которого клиент переходит в категорию потерянных. В блоке Настройки для цикличного уведомления заполните параметры Повторное уведомление отправить через ... дней и Количество повторных уведомлений для автоматического удержания аудитории.
Лаборатория.Информирование о готовности исследования
Уведомление пациента о готовности результатов анализов.
Медицина.Уведомление клиентов о плановой явке
Напоминание о необходимости повторной консультации, рекомендованной врачом после предыдущего приема.
Вкладка «Особые установки»
В поле Количество дней, за которые необходимо уведомить клиентов, до назначенной явки установите срок, за который пациенту будет отправлено напоминание о плановом визите к врачу.
Медицина.Уведомление клиентов о профилактической явке
Напоминание о необходимости прохождения профилактического осмотра или диспансеризации.
Вкладка «Особые установки»
В поле Количество дней, за которые необходимо уведомить клиентов, до назначенной явки укажите число дней для отправки автоматического напоминания о необходимости прохождения осмотра.
Медицина.Уведомление ответственного лица об изменении статуса ЭЛН
Оповещение ответственного сотрудника об изменении статуса электронного листка нетрудоспособности.
Вкладка «Особые установки»
Сформируйте список получателей технических логов и уведомлений об электронных листках нетрудоспособности. Используйте кнопки Добавить контакт и Удалить контакт для редактирования таблицы, где для каждого лица заполняются поля Email, Телефон и Наименование.
Ответные сообщения на отклик клиентов
Автоматический ответ клиенту, если он прислал сообщение в ответ на рассылку.
Разовые сообщения
Отправка единичных сообщений клиентам вне автоматических сценариев.